Beste ,
Beste leden en ouders/verzorgers,
Graag willen wij jullie meenemen in de ontwikkelingen betreffende onze vereniging. Dit willen wij omdat wij een vereniging van en voor jullie zijn, en wij realiseren ons dat veel rondom de organisatie van AV Fit buiten het zichtsveld van veel leden omgaat. Dat is logisch, omdat de meesten voornamelijk komen om te sporten.
Voordat wij ingaan op wat er allemaal speelt, melden wij nu alvast dat er binnenkort ruimte ontstaat in het bestuur van onze vereniging en dat wij hiervoor vrijwilligers zoeken!
Afijn, hieronder gaan wij in op de volgende onderwerpen:
- Wettelijke aanleiding om te veranderen
- Nieuwe organisatiestructuur
- Nieuwe statuten en onderlinge afspraken
- Meld je aan voor vacante bestuursfuncties!
- Vervolg
- Taken van bestuursleden
Met vriendelijke groet,
Namens het algemeen bestuur van AV Fit,
Ad Huijsmans,
Voorzitter
> Wettelijke aanleiding
Vorig jaar is de nieuwe Wet Bestuur Toezicht en Rechtspersonen (WBTR) van kracht geworden. Hierdoor moesten wij onze statuten aanpassen en komen tot een nieuw huishoudelijk reglement.
Dit was een mooie aanleiding om de oude statuten te moderniseren en nog eens goed te kijken naar hoe wij nou eigenlijk georganiseerd zijn. En of dat beter kon.
> Nieuwe organisatiestructuur
Onze vereniging bestaat in feite uit twee ‘afdelingen’, te weten ‘de atletiek’ en ‘de survival’. De survivalgroep is in 1996 bij AV Fit aangesloten en is sindsdien flink gegroeid. Wij voeren een gezamenlijke ledenadministratie, maar voor de rest zijn wij altijd een beetje apart van elkaar gebleven, hoewel de laatste jaren de samenwerking steeds beter en intensiever verliep.
De hierboven genoemde WBTR was daarom een mooie gelegenheid om te kijken hoe we nog dichter tot elkaar kunnen komen en hoe wij onze gezamenlijke organisatie nog beter kunnen vormgeven.
Ging het niet goed dan?
Jawel hoor, maar het kan beter. Ons verenigingsbestuur (Algemeen Bestuur) stond iets te los van ‘de atletiek’, of beter gezegd, de atletiek heeft een bestuur nodig dat ‘met de voeten in de klei’ staat. En het algemeen bestuur kan zich dan met zaken bezighouden die de gehele vereniging aangaan. Denk hierbij een baanhuur, onderhoud clubgebouw, contact met de gemeente, contact met nabije sportverenigingen, etc.
De nieuwe structuur
Na bijna een jaar afstemmen zijn wij gekomen tot een nieuwe structuur en zijn wij nu officieel een ‘vereniging met afdelingen’. Er is dus een overkoepelend Algemeen Bestuur, met daaronder een afdelingsbestuur voor ‘de atletiek’ en een afdelingsbestuur voor ‘survival’.
> Nieuwe statuten en huishoudelijk reglement
Bovenstaande is door de notaris vastgelegd in de nieuwe statuten, die vanaf 1-1-2022 van kracht zijn. De afgelopen algemene ledenvergaderingen is hiervoor akkoord gegeven door de aanwezige leden.
Op dit moment wordt nog gewerkt aan het huishoudelijk reglement. Dit zijn de onderlinge afspraken, hoe wij ons tot elkaar gedragen, zeg maar.
> Vacante bestuursfuncties
Zoals aan het begin van bericht al gemeld… er zijn enkele vacante bestuursfuncties. Hiervoor kunnen jullie je interesse doorgeven.
In het algemeen bestuur
Vanaf 1 april 2022 (geen grap) zwaait onze penningmeester André Leusink na jarenlange inzet af. Hij wordt dan opgevolgd door Frans van Wegen!
De functie van algemeen voorzitter - momenteel ingevuld door Ad Huijsmans - is binnenkort vacant. Ad heeft deze taak al vele jaren voor ons ingevuld, en nu vindt hij het tijd dat iemand het estafettestokje van hem overneemt!
Afdeling Atletiek
Het afdelingsbestuur van Atletiek moet nog invulling krijgen! Er is dus behoefte aan een voorzitter, een penningmeester en een secretaris. En indien gewenst nog enkele aanvullende leden in het afdelingsbestuur (hierover beslist het afdelingsbestuur zelf).
Tenminste drie plekken dus!
Frans van Wegen vervult voorlopig de functie van afdelings-penningmeester om in afstemming met de penningmeester van Survival en van het Algemeen Bestuur een basis neer te zetten (gespreid bedje).
Afdeling Survival
Het afdelingsbestuur van Survival is al up and running.
> Vervolg
We nemen de tijd om de structuur in te vullen. Haastige spoed is zelden goed.
Maar dat kan pas goed verlopen als de vacante plekken zijn ingevuld. Dan kunnen wij samen verder bouwen.
Een heel interessante ontwikkeling voor diegenen die het leuk lijkt om met besturing bezig te zijn naast het sporten.
Geïnteresseerden kunnen zich melden bij Ad Huijsmans. Tijdens de komende Algemene Leden Vergadering kunnen de geïnteresseerden worden voorgesteld en kunnen de leden stemmen.
> Wat zijn de taken van bestuursleden?
Allereerst is het goed om - als je geïnteresseerd bent - eens te spreken met de huidige bestuursleden. Zij staan je graag te woord.
Maar hieronder zetten wij op een rijtje wat de taken inhouden.
Voorzitter
Taken van de voorzitter bestaan uit:
- Bestuursvergaderingen inhoudelijk voorbereiden
- Vergaderingen leiden en zorgen voor een pro-actieve besluitvorming
- Externe contacten onderhouden en daarin activiteiten van de organisatie verantwoorden
- De organisatie vertegenwoordigen
- Op de hoogte blijven van maatschappelijke ontwikkelingen en ontwikkelingen op het terrein van accomodatiebeheer, beleid en bestuur, en het bestuur hiervan op de hoogte stellen
- Zich laten adviseren door commissies over bijvoorbeeld activiteiten, aanschaf materiaal, trainerszaken, etc.
- Het functioneren van organisatie, bestuur en bestuursleden evalueren aan de hand van organisatieplan en begroting.
Secretaris
Taken van de secretaris bestaan uit:
- Optreden als informatiepunt voor bestuur en buitenstaanders
- Zorgen dat post op tijd beantwoord wordt
- Beoordelen of ontvangen stukken onder de aandacht van het bestuur gebracht moeten worden
- Zorgen dat bestuursleden en betrokkenen op tijd beschikken over relevante informatie
- Relevante informatie verzamelen, ordenen en beheren in een toegankelijk archief
- Samen met de voorzitter de agenda voorbereiden
- Verslaglegging van vergaderingen
- Vergaderstukken, verslagen en agenda naar bestuursleden sturen
- Overige correspondentie verrichten
- Samen met de voorzitter het organisatieplan opstellen
- De inschrijving bij de Kamer van Koophandel beheren.
Penningmeester
Taken van de penningmeester bestaan uit:
- Een begroting opstellen
- Een financieel jaarverslag opstellen
- Een financiële planning voor meerdere jaren opstellen
- Fondsenwerving en het opzetten van een netwerk voor het verwerven van financiële middelen
- Financiële gegevens controleren en beoordelen
- Het bestuur en belanghebbenden informeren over de financiële stand van zaken
- Betaalopdrachten beoordelen en uitvoeren.
|
